Co może nam ułatwić pracę w biurze ? Biuro oprócz podstawowego wyposażenia powinno dysponować takimi urządzeniami jak niszczarki biurowe, gilotyny i laminatory. Dzięki nim praca jest łatwiejsza i bardziej efektywna.
Niszczarki biurowe
Od kiedy pojawiło się RODO, niszczarki są niezbędne w każdej instytucji, która ma do czynienia z danymi wrażliwymi. Dokumentacji zawierającej imię, nazwisko, adres czy PESEL nie można ot tak wyrzucić. Do tej pory praktyka nakazywała podrzeć niepotrzebne papiery. W obecnej sytuacji prawnej takie działanie jest niedopuszczalne. Zbędny dokument zawierający dane wrażliwe musi zostać zniszczony tak, by dane te nie dostały się w niepowołane ręce.
Problem z zapewnieniem ochrony danych z łatwością rozwiąże niszczarka biurowa. Urządzenie tnie karki papieru na wąskie paseczki. Odtworzenie zniszczonych w ten sposób informacji jest niemożliwe. Niszczarki biurowe przyczyniają się również do ochrony środowiska. Pocięte na drobno papiery zajmują nawet 5 razy mniej miejsca. Transport takich odpadów jest tańszy i generuje zdecydowanie mniej szkodliwych substancji.
Oferta niszczarek jest bardzo duża. Do wyboru są:
- niszczarki osobiste
- niszczarki biurowe
- niszczarki automatyczne
- niszczarki przemysłowe
Małe urządzenia do użytku prywatnego tną na drobno pojedyncze kartki. Niszczarki biurowe przeznaczone do użytku profesjonalnego oprócz papieru mogą niszczyć również elektroniczne nośniki danych. Niektóre urządzenia mogą pracować bez przerwy przez całą dobę i ciąć nawet 25 arkuszy A4 równocześnie. Warto również wspomnieć o zaawansowanych technologicznie niszczarkach przemysłowych.
Wybór konkretnego modelu zależy przede wszystkim od naszych potrzeb. Gdy dokumentów do zniszczenia jest niewiele, wystarczy nam najprostszy model urządzenia. Gdy biuro jest duże i produkuje całą masę dokumentów papierowych i elektronicznych, niezbędna będzie niszczarka profesjonalna.
Gilotyna
Gilotyna sprawi, że nasze dokumenty będą wyglądały schludnie i nienagannie. W standardowym biurze najlepiej sprawdzi się przenośne urządzenie o kompaktowych rozmiarach. Ręczna gilotyna tego typu pozwala na precyzyjne cięcie nawet do 50 kartek równocześnie. I to przy użyciu niewielkiej siły. Gdy nasze potrzeby w tym zakresie są większe, warto zwrócić uwagę na gilotyny profesjonalne, często wyposażone w napęd elektryczny. Należą do nich gilotyny poligraficzne (punkty ksero, oprawa dokumentów) oraz introligatorskie. Obsługa wszystkich rodzajów gilotyn jest prosta i bezpieczna.
Laminator
Laminator to urządzenie niewielkie, ale bardzo przydatne w pracy biurowej. Laminowanie dokumentów zabezpiecza je przed zniszczeniem i zabrudzeniem. Są odporne na trudne warunki atmosferyczne, nie mokną na deszczu i nie blakną na słońcu. To bardzo ważne, gdy trzeba z nimi wychodzić poza biuro. Wyglądają estetycznie i profesjonalnie przez długi czas.
Jeżeli będziemy laminować dokumenty w standardowych rozmiarach od czasu do czasu, wystarczy nam najprostszy model. Do laminowania dokumentów wrażliwych na temperaturę np. paragonów konieczny jest laminator z możliwością regulacji temperatury. Innym istotnym parametrem jest powierzchnia laminowania. Laminator A3 pozwoli na obróbkę zarówno dużych, jak i małych kartek.
Wszystkie te urządzenia są bardzo przydatne w biurze. Warto je mieć. Przygotowanie i obsługa dokumentów zdecydowanie zyskuje na jakości. Praca w biurze jest komfortowa i przynosi lepsze rezultaty.
