Prowadzenie jakiegokolwiek interesu nie może się odbyć bez przetwarzania stosownej dokumentacji z zakresu bieżących działań firmy, jak i dokumentacji finansowej regulującej między innymi kwestie skarbowe lub płatności między Tobą a pośrednikami. Co więcej, niezależnie od branży, w której prowadzisz swoją działalność, zatrudniając osoby, jesteś zobligowany do prowadzenia i odpowiedniego przechowywania ich akt pracowniczych. W zeszłym roku RODO wprowadziło szereg postanowień w kwestiach przetwarzania dokumentacji zawierającej dane osobowe, a od początku tego roku zmieniło się kilka kluczowych postanowień dotyczących przechowywania akt pracowniczych. Zmianie uległ między innymi okres przechowywania dokumentów skarbowo-płacowych – z 50 do 10 lat. Warto również dodać, że kolejne zmiany w kwestiach przetwarzania poszczególnych rodzajów dokumentacji, jak całkowita digitalizacja dokumentacji medycznej, czekają na wejście w życie. Z punktu widzenia przedsiębiorcy może to oznaczać ogromne ilości niepotrzebnych dokumentów wymagających zniszczenia.

Terminy przechowywania akt

Pomijając bieżącą dokumentację (np. maile i polecenia służbowe, notatki pracownicze, sprawozdania, korespondencję), która jest wytwarzana w każdej firmie w celu realizacji konkretnych zadań, a później przechowywana bądź niszczona, zgodnie z wewnętrznymi zarządzeniami wyróżniamy trzy podstawowe typy dokumentacji. Są to dokumenty księgowe, kadrowo-płacowe i medyczne, a ich okresy przechowywania ściśle regulują poszczególne ustawy. Znaczna większość dokumentów księgowych, w tym księgi rachunkowe, karty wynagrodzeń pracowników oraz faktury VAT powinny być przechowywane przez okres lat pięciu, natomiast dokumentacja związana z reklamacjami albo rękojmią – powinna być przechowywane przez minimum rok po rozpatrzeniu reklamacji lub zakończeniu rękojmi. Dokumentacja kadrowo-płacowa posiada o wiele dłuższe okresy przechowywania. Listy płac i wynagrodzeń, decydujące o świadczeniach emerytalnych i rentowych oraz akta osobowe, karty personalne i wykazy imienne muszą być przechowywane przez 50 lat lub – jeśli pracownik rozpoczął pracę w 2019 roku – przez 10 lat. Regulaminy pracy, siatki płac, dochodów i stawek oraz dokumentacja wypadków inwalidzkich powinny być przechowywane przez 25 lat, natomiast listy obecności i druki urlopowe jedynie przez 2 lata. W przypadku dokumentacji medycznej wszelkie historie choroby i wyniki badań powinny być magazynowane przez 20 lat, natomiast zwolnienia lekarskie oraz skierowania na badania przez okres 5 lat. Warto również zauważyć, że dokumentacja zawierające dane osobowe powinna być przechowywana nie dłużej niż jest to konieczne – zgodnie z obowiązującymi postanowieniami RODO, czyli po utracie przydatności powinna zostać trwale zniszczona.

Archiwizacja

Większość przepisów prawa nie reguluje ściśle kwestii związanych ze sposobem prowadzenia składnicy akt. Jednakże złota zasada prawidłowej archiwizacji mówi o tym, aby dokumenty były przechowywane w taki sposób, aby dostęp do nich był łatwy i przejrzysty w celu szybkiego dotarcia do niezbędnych informacji, np. na wypadek kontroli. W celu osiągnięcia takiego stanu rzeczy dobrze zadbać o odpowiedni porządek, ułożenie dokumentów według kluczy i posortowanie ich chronologicznie oraz stworzenie wykazu pozwalającego na bieżącą kontrolę tego, co znajduje się w archiwum. Dokumenty powinny być również przechowywane w taki sposób, aby nie zagrażały im czynniki zewnętrzne, mogące doprowadzić do ich zniszczenia przed upływem okresu przechowywania, inaczej mogą grozić Ci dotkliwe kary pieniężne za zgubienie bądź zniszczenie akt pracowniczych czy innych dokumentów finansowych.

Niszczenie dokumentacji

Trwałe niszczenie dokumentacji jest jednym z najważniejszych aspektów łańcucha jej przetwarzania. Jako że polskie prawo jednoznacznie nie reguluje, w jaki sposób powinna być niszczona dokumentacja, obecnie przyjmuje się zagraniczną normę DIN 66399, ściśle określającą bezpieczeństwo niszczonych danych oraz parametry dokumentów i wielkości ścinków powstałych w procesie utylizacji. Stale narastająca dokumentacja bieżąca oraz dokumentacja archiwalna tracąca swoją ważność mogą doprowadzić w wielu przedsiębiorstwach do potrzeby masowego niszczenia akt, w wyniku której biurowe niszczarki mogą nie sprostać ogromnej ilości metrów bieżących dokumentów. Aby zagwarantować bezpieczeństwo danych zapisanych na różnych nośnikach oraz oszczędzić czas, środki, a także pieniądze, warto rozważyć usługi firmy profesjonalnie niszczącej dokumentację. Po omówieniu szczegółów, jednorazowo bądź cyklicznie, profesjonaliści z branży niszczenia odbiorą od Ciebie dokumenty, bezpiecznie i trwale je zutylizują, dodatkowo wystawiając Ci niezbędne poświadczenia realizacji usługi. Być może jest to opcja właśnie dla Twojego przedsiębiorstwa?

Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów 

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here